Tóm tắt Nghị định số 165/2018/NĐ-CP về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính
Ngày 24/12/2018, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 165/2018/NĐ-CP quy định về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính. Nghị định 165 có hiệu lực từ ngày 10/02/2019 và thay thế Nghị định số 27/2007/NĐ-CP, dưới đây là một số nội dung chính của Nghị định.
1.
Nguyên tắc giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính
- Cơ quan, tổ chức, cá nhân
tham gia giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính phải tuân thủ các nguyên tắc
quy định tại Điều 5 của Luật giao dịch điện tử; quy định của pháp luật chuyên
ngành và các quy định pháp luật liên quan.
- Giao dịch điện tử trong hoạt
động tài chính thuộc thủ tục hành chính phải tuân thủ quy định của pháp luật về
thủ tục hành chính và dịch vụ công trực tuyến.
- Việc sử dụng chứng thư số
và chữ ký số trong giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính phải tuân thủ
quy định của pháp luật về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.
2.
Giá trị pháp lý của chứng từ điện tử
- Chứng từ điện tử phải đáp ứng
đầy đủ các yêu cầu về quản lý nhà nước, phù hợp với quy định của pháp luật
chuyên ngành. Hình thức thể hiện, việc khởi tạo, gửi, nhận chứng từ điện tử và
giá trị pháp lý của chứng từ điện tử được thực hiện theo Luật giao dịch điện tử.
- Chứng từ điện tử có giá trị
là bản gốc khi được thực hiện một trong các biện pháp sau:
+ Chứng từ điện tử được ký số
bởi cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân khỏi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức
hoặc cá nhân có trách nhiệm liên quan theo quy định của pháp luật chuyên ngành.
+ Hệ thống thông tin có biện
pháp bảo đảm toàn vẹn chứng từ điện tử trong quá trình truyền gửi, nhận, lưu trữ
trên hệ thống; ghi nhận cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân đã khởi tạo chứng từ điện
tử và cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm liên quan đã tham gia xử lý
chứng từ điện tử và áp dụng một trong các biện pháp sau để xác thực cơ quan, tổ
chức hoặc cá nhân khởi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có
trách nhiệm liên quan tham gia xử lý chứng từ điện tử: xác thực bằng chứng thư
số, xác thực bằng sinh trắc học, xác thực từ hai yếu tố trở lên trong đó có yếu
tố là mã xác thực dùng một lần hoặc mã xác thực ngẫu nhiên.
+ Biện pháp khác mà các bên
tham gia giao dịch thống nhất lựa chọn, bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu, tính
xác thực, tính chống chối bỏ, phù hợp với quy định của Luật giao dịch điện tử.
3.
Chuyển từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử
- Phương thức chuyển đổi từ
chứng từ giấy sang chứng từ điện tử: Chứng từ giấy được chuyển thành điện tử bằng
hình thức sao chụp và chuyển thành tệp tin trên hệ thống thông tin, hoặc nội
dung của chứng từ giấy được chuyển thành dữ liệu để lưu vào hệ thống thông tin.
- Chứng từ điện tử được chuyển
đổi từ chứng từ giấy phải đáp ứng các điều kiện sau: Phản ánh đầy đủ nội dung của
chứng từ giấy; Cá nhân hoặc cơ quan, tổ chức thực hiện (hoặc chịu trách nhiệm về)
việc chuyển đổi chứng từ giấy thành chứng từ điện tử ký số trên chứng từ điện tử
sau khi được chuyển đổi từ chứng từ giấy hoặc được xác thực bằng một trong các
biện pháp xác thực quy định tại Nghị định này.
- Chứng từ điện tử được chuyển
đổi từ chứng từ giấy có giá trị như chứng từ giấy trừ trường hợp pháp luật
chuyên ngành có quy định khác.
4.
Chuyển từ chứng từ điện tử sang chứng từ giấy
- Cơ quan, tổ chức, cá nhân
có thể in chứng từ điện tử do cơ quan, tổ chức, cá nhân đó khởi tạo và chủ quản
hệ thống thông tin có thể in chứng từ điện tử của cơ quan, tổ chức, cá nhân do
mình quản lý từ hệ thống thông tin để lưu trữ, đối chiếu thông tin hoặc xuất
trình cho cơ quan có thẩm quyền kiểm tra thông tin về chứng từ hoặc cung cấp
cho các cơ quan, tổ chức có nhu cầu tra cứu, xác minh thông tin trong phạm vi
quy định của pháp luật.
- Cơ quan, tổ chức, cá nhân
có thể yêu cầu chủ quản hệ thống thông tin xác nhận việc thực hiện giao dịch điện
tử dưới dạng giấy để xuất trình cho cơ quan có thẩm quyền kiểm tra thông tin về
chứng từ hoặc cung cấp cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có nhu cầu tra cứu,
xác minh thông tin trong phạm vi quy định của pháp luật. Việc yêu cầu và xác nhận
này khi được thực hiện tại cơ quan nhà nước phải tuân thủ quy định, trình tự,
thủ tục về cung cấp thông tin theo quy định của pháp luật về tiếp cận thông tin.
- Chứng từ giấy được chuyển
đổi từ chứng từ điện tử phải đáp ứng các điều kiện sau:
+ Phản ánh đầy đủ, chính xác
nội dung của chứng từ điện tử; Có thông tin thể hiện chứng từ đã được xử lý
trên hệ thống thông tin và tên của hệ thống thông tin hoặc tên của chủ quản hệ
thống thông tin; Có mã định danh của chứng từ điện tử để phục vụ việc tra cứu,
xác minh thông tin hoặc có họ tên, chữ ký của người thực hiện chuyển đổi; Có
con dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện việc chuyển đổi trong trường hợp phải thực
hiện theo quy định của pháp luật hoặc theo thỏa thuận giữa các bên giao dịch;
Tra cứu được tại bất kỳ thời điểm nào trong thời gian hệ thống thông tin hoạt động
bình thường.
- Chứng từ giấy được chuyển
đổi từ chứng từ điện tử có giá trị như chứng từ điện tử trừ trường hợp pháp luật
chuyên ngành có quy định khác.
5.
Sửa đổi chứng từ điện tử
- Việc sửa đổi chứng từ điện
tử khi chưa được phê duyệt chính thức hoặc chưa được truyền đi để thực hiện
giao dịch điện tử thực hiện theo quy trình quản lý của cơ quan, tổ chức, cá
nhân khởi tạo chứng từ hoặc chủ quản hệ thống thông tin.
- Việc sửa đổi chứng từ điện
tử sau khi đã được phê duyệt chính thức hoặc sau khi đã được truyền đi để thực
hiện giao dịch điện tử cần được thực hiện lại từ khâu khởi tạo và bảo đảm tuân
thủ quy định của pháp luật chuyên ngành.
- Hệ thống thông tin phải
ghi nhận người thực hiện, thời điểm thực hiện, các thông tin khác liên quan đến
việc sửa đổi chứng từ điện tử.
6.
Lưu trữ chứng từ điện tử
Chứng từ điện tử được lưu trữ
theo quy định của pháp luật chuyên ngành, phù hợp với môi trường, điều kiện lưu
trữ điện tử và các quy định có liên quan của pháp luật về lưu trữ.
7.
Hủy hiệu lực của chứng từ điện tử
- Chứng từ điện tử bị hủy hiệu
lực theo một trong các điều kiện sau:
+ Chứng từ bị hủy theo quy
trình, quy định của đơn vị khởi tạo, xử lý chứng từ điện tử trên cơ sở tuân thủ
các quy định của pháp luật chuyên ngành.
+ Chứng từ bị hủy trên cơ sở
đồng ý và xác nhận của các bên tham gia giao dịch. Xác nhận này được thể hiện bằng
một trong các cách sau: Văn bản có chữ ký của các bên tham gia giao dịch hoặc đại
diện được ủy quyền của các bên tham gia giao dịch; đề nghị hủy chứng từ của một
bên tham gia giao dịch và chấp nhận đề nghị hủy chứng từ của (các) bên còn lại
bằng hình thức thư điện tử hoặc thông điệp dữ liệu được tạo trên cùng hệ thống
thông tin khởi tạo hoặc lưu trữ chứng từ điện tử, được xác thực bằng một trong
các biện pháp được chấp nhận áp dụng cho chứng từ điện tử quy định tại Nghị định
này.
- Chứng từ điện tử đã hủy hiệu
lực phải được đánh dấu, ghi nhận thời điểm, người thực hiện hủy hiệu lực trên hệ
thống thông tin và thông báo tới các bên liên quan.
- Chứng từ điện tử đã hủy hiệu
lực phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền
theo thời hạn lưu trữ quy định của pháp luật chuyên ngành.
- Thời điểm chứng từ điện tử
bị hủy hiệu lực thì đồng thời chứng từ giấy đã chuyển đổi từ chứng từ điện tử
này (nếu có) cũng bị mất hiệu lực và không còn giá trị sử dụng.
8.
Tiêu hủy chứng từ điện tử
- Chứng từ điện tử, chứng từ
giấy chuyển đổi từ chứng từ điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định nếu
không có quyết định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu
hủy.
- Việc tiêu hủy chứng từ điện
tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các chứng từ điện tử chưa
tiêu hủy và phải bảo đảm sự hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.
- Hệ thống thông tin phải
ghi nhận việc tiêu hủy chứng từ điện tử dưới dạng danh mục kèm thông tin về thời
điểm và người thực hiện tiêu hủy chứng từ điện tử, lưu trữ danh mục này trên hệ
thống, sẵn sàng cho việc tra cứu khi cần thiết.
9.
Niêm phong chứng từ điện tử
- Thẩm quyền niêm phong chứng
từ điện tử thực hiện theo quy định của pháp luật về niêm phong tài liệu, vật chứng
phục vụ quá trình kiểm tra, thanh tra, kiểm toán, điều tra.
- Việc niêm phong chứng từ
điện tử phải bảo đảm: Không làm ảnh hưởng đến hoạt động bình thường của hệ thống
thông tin và hoạt động sản xuất, kinh doanh của tổ chức, cá nhân; Có thể khôi
phục toàn vẹn chứng từ điện tử bị niêm phong tại hệ thống thông tin của tổ chức,
cá nhân sau thời hạn niêm phong; Xác định được việc truy cập, thay đổi nội dung
của chứng từ điện tử bị niêm phong; Hệ thống thông tin phải đánh dấu chứng từ
điện tử bị niêm phong và ghi nhận thời điểm, người thực hiện niêm phong chứng từ
điện tử.
- Sau khi Cơ quan nhà nước
có thẩm quyền quyết định và thực hiện các biện pháp niêm phong thì tổ chức, cá
nhân không được phép truy cập, khai thác, sao chép, sửa đổi hoặc sử dụng chứng
từ điện tử này trong hệ thống thông tin của mình để giao dịch hoặc sử dụng cho
mục đích khác.
10.
Quy định đối với hệ thống thông tin
- Hệ thống thông tin phải được
bảo đảm chính xác về thời gian, đồng bộ theo múi giờ Việt Nam (Tiêu chuẩn ISO
8601). Khuyến khích sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian của tổ chức được cung cấp
dịch vụ này theo quy định của pháp luật về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ
ký số đối với các loại chứng từ mà thời gian khởi tạo hoặc xử lý chứng từ bị
ràng buộc bởi các văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành hoặc có thể gây tranh
chấp về lợi ích, pháp lý giữa các bên tham gia giao dịch.
- Hệ thống thông tin phục vụ
khởi tạo, xử lý chứng từ điện tử phải có tính năng chuyển đổi chứng từ điện tử
sang chứng từ giấy để phục vụ các mục đích quy định tại Nghị định này.
- Hệ thống thông tin phải có
khả năng lưu trữ chứng từ điện tử hoặc cung cấp khả năng truy xuất tới chứng từ
điện tử được lưu trữ tại hệ thống lưu trữ tách rời với hệ thống thông tin. Trường
hợp hệ thống thông tin được nâng cấp hoặc thay đổi công nghệ, chủ quản hệ thống
thông tin có trách nhiệm cung cấp khả năng truy xuất tới các chứng từ điện tử
được khởi tạo hoặc lưu trữ trên hệ thống thông tin trước thời điểm nâng cấp hoặc
thay đổi công nghệ.
- Hệ thống thông tin của cơ
quan tài chính và các cơ quan nhà nước liên quan phải có khả năng kết nối, trao
đổi chứng từ điện tử theo quy định của Chính phủ về triển khai Chính phủ điện tử.
Hệ thống thông tin của các cơ quan, tổ chức khác phải có khả năng kết nối, trao
đổi chứng từ điện tử với hệ thống thông tin của cơ quan tài chính theo quy định
của pháp luật quản lý chuyên ngành.
- Đại diện theo pháp luật của
cơ quan, tổ chức sử dụng hệ thống thông tin để ký số tự động trên chứng từ điện
tử chịu trách nhiệm trước pháp luật đối với chứng từ điện tử được ký số tự động.
11.
Bảo đảm an toàn trong giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính
- Chủ quản hệ thống thông
tin nếu thực hiện việc thu thập thông tin cá nhân của người tham gia giao dịch
phải tuân thủ Luật An toàn thông tin mạng, Luật An ninh mạng và các quy định
pháp luật liên quan về bảo vệ thông tin cá nhân.
- Chủ quản hệ thống thông
tin phải bảo đảm an toàn, bảo mật cho hệ thống thông tin và giao dịch của người
tham gia giao dịch theo quy định của pháp luật về an toàn thông tin mạng.
12.
Sử dụng dịch vụ người trung gian trong giao dịch điện tử
- Doanh nghiệp cung cấp dịch
vụ công nghệ thông tin trên mạng viễn thông di động, mạng Internet; doanh nghiệp
kinh doanh dịch vụ chứng thực chữ ký số được cung cấp dịch vụ người trung gian
trong giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính.
- Cơ quan, tổ chức, cá nhân
được lựa chọn doanh nghiệp cung cấp dịch vụ người trung gian phù hợp với nhu cầu
của mình trong việc thực hiện giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính.
- Cơ quan, tổ chức, cá nhân
sử dụng dịch vụ người trung gian và doanh nghiệp cung cấp dịch vụ người trung
gian phải ký thỏa thuận hoặc hợp đồng quy định trách nhiệm, quyền hạn của mỗi
bên (trong khuôn khổ pháp luật cho phép).
13.
Xác minh thông tin về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính
- Cơ quan có thẩm quyền khi
kiểm tra, thanh tra, điều tra theo pháp luật chuyên ngành, cơ quan có trách nhiệm
giải quyết thủ tục hành chính liên quan nếu có nhu cầu xác minh thông tin về
giao dịch điện tử của cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện việc xác minh này
theo một trong các cách thức sau:
+ Sử dụng bản xác nhận điện
tử về kết quả thực hiện giao dịch điện tử do chủ quản hệ thống thông tin gửi cơ
quan, tổ chức, cá nhân dưới dạng tệp tin hoặc thư điện tử.
+ Quan sát tại chỗ trên hệ
thống thông tin kết quả truy vấn thông tin do cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện.
+ Sử dụng tính năng truy vấn
thông tin về chứng từ điện tử bằng phương tiện điện tử do chủ quản hệ thống
thông tin cung cấp.
+ Kết nối, truyền số liệu,
trao đổi thông tin với cơ quan tài chính để có thông tin về giao dịch điện tử của
đối tượng thực hiện thủ tục hành chính. Quy định tại điểm này áp dụng đối với
cơ quan có trách nhiệm giải quyết thủ tục hành chính liên quan.
- Cơ quan kiểm tra, thanh
tra, điều tra và cơ quan giải quyết thủ tục hành chính chỉ được yêu cầu cơ
quan, tổ chức, cá nhân xuất trình chứng từ giấy được chuyển đổi từ chứng từ điện
tử trong trường hợp không thực hiện được việc xác minh thông tin theo một trong
các cách thức quy định.
14.
Trách nhiệm của chủ quản hệ thống thông tin phục vụ giao dịch điện tử trong hoạt
động tài chính
- Tuân thủ các quy định của
Nghị định này.
- Tổ chức hỗ trợ việc thực
hiện giao dịch trên hệ thống thông tin thông qua một hoặc kết hợp hỗ trợ theo một
số cách thức sau: trực tiếp, qua điện thoại, qua thư điện tử, trang thông tin
điện tử hoặc cổng thông tin điện tử và các công nghệ khác.
- Cung cấp thông tin về giao
dịch điện tử trong hoạt động tài chính thuộc phạm vi hệ thống thông tin của chủ
quản hệ thống thông tin cho các cơ quan quản lý có thẩm quyền kiểm tra, thanh
tra, điều tra về hoạt động tài chính và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu
tra cứu, xác minh thông tin trong phạm vi quy định của pháp luật theo quy định
tại Nghị định này và pháp luật khác có liên quan.
- Trực tiếp hoặc ủy quyền
cho đơn vị thành viên, chi nhánh xác nhận chứng từ giấy được chuyển đổi từ chứng
từ điện tử khi có yêu cầu của cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia giao dịch trên
hệ thống thông tin thuộc quản lý của chủ quản hệ thống thông tin theo quy định
của pháp luật.
- Giữ bí mật thông tin cá
nhân, thông tin của doanh nghiệp và cơ quan, tổ chức trên hệ thống thông tin
thuộc quản lý của chủ quản hệ thống thông tin theo quy định của pháp luật.
- Bảo đảm an toàn hệ thống
thông tin, tham gia hoạt động ứng cứu sự cố, xử lý và khắc phục sự cố theo quy
định của pháp luật về bảo đảm an toàn thông tin mạng, an ninh mạng và quy định
của Nghị định này.
- Cơ quan, tổ chức, cá nhân
thuê dịch vụ hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin của doanh nghiệp khác để cung
cấp giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính phải bảo đảm phối hợp với doanh
nghiệp cho thuê hạ tầng kỹ thuật thực hiện đầy đủ các trách nhiệm quy định.
15.
Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia hoặc sử dụng kết quả của giao
dịch điện tử trong hoạt động tài chính
- Cơ quan, tổ chức, cá nhân
tham gia giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính có trách nhiệm quản lý, giữ
bí mật phương tiện, thông tin phục vụ việc ký số hoặc xác thực; thông báo ngay
cho chủ quản hệ thống thông tin khi bị mất, lộ phương tiện, thông tin này.
- Cơ quan, tổ chức, cá nhân
tham gia giao dịch điện tử với cơ quan tài chính có trách nhiệm thông báo cho
cơ quan tài chính địa chỉ liên lạc theo phương thức điện tử và duy trì ổn định
để thực hiện trao đổi thông tin trong quá trình tham gia giao dịch điện tử với
cơ quan tài chính; trong trường hợp phải thay đổi địa chỉ thì tổ chức, cá nhân
thông báo cho cơ quan tài chính về địa chỉ thay đổi.
- Cơ quan, tổ chức, cá nhân
sử dụng kết quả của giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính có trách nhiệm
công nhận, sử dụng chứng từ điện tử theo giá trị pháp lý của chứng từ điện tử.
- Tuân thủ các quy định,
liên quan khác của Nghị định này.
16.
Trách nhiệm của Bộ Tài chính
- Xây dựng và triển khai lộ
trình áp dụng giao dịch điện tử giữa cơ quan, tổ chức, cá nhân với các cơ quan
tài chính thuộc Bộ Tài chính; thiết lập kết nối, trao đổi thông tin về giao dịch
điện tử trong hoạt động tài chính giữa cơ quan tài chính thuộc Bộ Tài chính và
các bộ, cơ quan, tổ chức khác theo các mục tiêu, chương trình của Chính phủ về
Chính phủ điện tử, phù hợp với điều kiện thực tế và quy định của pháp luật.
- Chỉ đạo và tổ chức thực hiện
công tác tuyên truyền, phổ biến, giáo dục quy định của pháp luật về giao dịch
điện tử trong hoạt động tài chính.
- Hướng dẫn, kiểm tra, thanh
tra việc thực hiện quy định của pháp luật về giao dịch điện tử trong hoạt động
tài chính.
- Giải quyết khiếu nại, tố
cáo, kiến nghị của cơ quan, tổ chức, cá nhân về giao dịch điện tử trong hoạt động
tài chính.
17.
Trách nhiệm của cơ quan tài chính địa phương
- Xây dựng và triển khai lộ
trình áp dụng giao dịch điện tử giữa cơ quan, tổ chức, cá nhân với các cơ quan
tài chính địa phương (dịch vụ công trực tuyến về tài chính tại địa phương).
- Thực hiện và phối hợp với
Bộ Tài chính thực hiện công tác tuyên truyền, phổ biến, giáo dục quy định của
pháp luật về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính tại địa bàn do cơ quan
tài chính địa phương quản lý.
18.
Xử lý chuyển tiếp
- Doanh nghiệp đã cung cấp dịch
vụ người trung gian trong giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính trước thời
điểm Nghị định này có hiệu lực thi hành được tiếp tục cung cấp dịch vụ người
trung gian trong giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính theo quy định tại
Nghị định này.
- Trong thời gian chưa được
tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ cấp chứng
thư số, đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước được sử dụng chứng thư số công cộng để
thực hiện giao dịch điện tử với cơ quan tài chính đối với các giao dịch áp dụng
chữ ký số. Sau khi được cấp chứng thư số bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực
chữ ký số chuyên dùng Chính phủ, đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước có trách nhiệm
sử dụng chứng thư số này thay cho chứng thư số công cộng và thông báo cho cơ
quan tài chính liên quan về việc thay đổi chứng thư số./.
Hoàng Duy